Analiza documentos administrativos o legales como recibos, contratos de compra-venta o comerciales.

En una sociedad regida por la cultura escrita es muy difícil que se adquieran compromisos y obligaciones solo mediante la palabra; es necesario validarlos con una serie de documentos que acrediten y demuestren, por ejemplo, el pago de un servicio, la compra de un artículo o la garantía para reclamar fallas en un producto.

Desde el nacimiento, las personas comienzan a adquirir documentos. Se puede afirmar que la mayoría de estos corresponde a cuatro categorías:

1. Los probatorios de identidad, como el acta de nacimiento, la CURP, la credencial para votar o el pasaporte.

2. Los que avalan conocimientos sobre algo, como los certificados escolares, la cartilla del servicio militar, la licencia de conducir o la cédula profesional.

3. Los que respaldan un proceso de compra-venta o denotan la propiedad de bienes y servicios, como la factura, la garantía, el recibo, el contrato de compra-venta, la escritura, etcétera.

4. Los que indican el manejo de finanzas, como los contratos bancarios, los estados de cuenta bancarios, cheques, váuchers, pagarés, comprobantes de pago o depósito, etcétera.

¿Por qué no debemos desechar los documentos legales?
Míralo a continuación. 

Contratos de compra-venta

Estos documentos se emplean para acreditar una transacción comercial. En ellos intervienen dos partes: el que vende, que puede ser el propietario o su representante legal, y la persona que compra.

El propósito es acreditar que una propiedad pasa de una persona o entidad (bancaria o comercial) a otra. Con este documento el comprador está obligado a pagar el precio acordado y el vendedor a entregar aquello que ha sido objeto del contrato.

Generalmente, en este tipo de escritos las personas que hacen el convenio son nombradas a lo largo de este como el vendedor, quien vende, y el comprador, quien paga por el bien el precio convenido.

Modo, tiempo y voz de los verbos en los contratos

Las formas verbales de estos documentos indican los compromisos y obligaciones que adquiere cada una de las partes en el momento del convenio. Estos son algunos ejemplos:

Modo indicativo

Presente: “Declaran ambos contratantes que es su voluntad...”.

Futuro: “El comprador tendrá derecho a demandar…”.

Modo subjuntivo

Pretérito: “El vendedor libera al comprador de cualquier responsabilidad que hubiere surgido o pudiese surgir con relación al origen, propiedad…”.

Voz activa

El sujeto lleva a cabo la acción expresada: “El comprador se hace responsable de los daños que pudieran ocasionar…”.

Voz pasiva

El sujeto no efectúa la acción, sino el complemento: “El presente contrato se firma por duplicado por los interesados, en la ciudad de…”.

Consulta las dudas que tengas sobre los modos y tiempos verbales. 

Otros documentos de compra-venta

El recibo es un documento por medio del cual el firmante (la persona que lo firma) declara haber recibido dinero a cambio de una mercancía, un servicio o un adelanto por cualquiera de las dos opciones anteriores.

Al igual que otro tipo de documentos (en especial el cheque), el recibo se divide en dos partes que contienen los mismos datos: una es el talón, hoja que se corta de un cuadernillo en el que queda una parte como comprobante de la transacción; y la otra es propiamente el recibo.

Datos que debe contener son los siguientes.

•       La palabra “Recibo” y su número

•       Concepto (operación que generó el pago)

•       Cantidad de dinero recibida, escrita con número y letra

•       Nombre de quien otorga el dinero

•       Fecha en que se efectuó el pago

Garantías

Este tipo de documento, también conocido como póliza, se debe entregar al consumidor cuando haya contratado un bien o comprado un producto o servicio, pues si este presenta un error, falla, defecto, deficiencia, etc., el documento garantiza que esa falla sea reparada o reemplazado el bien.

En la garantía se especifica la vigencia y dónde puede hacerse válida: ya sea en el lugar donde fue adquirido el bien, producto o servicio, u otro domicilio diferente. El cumplimiento de esta póliza recae en los vendedores, productores, importadores o distribuidores.

Uso y función de las condicionales

En la redacción de las garantías hay formas que indican una condición y se señalan en el texto mediante conjunciones condicionales y verbos en tiempo futuro. 

“Esta póliza solo tendrá validez si está debidamente requisitada…”.

“Esta póliza se hará efectiva siempre y cuando el aparato no sea usado en condiciones distintas a las indicadas.”.

Factura

Comprobante fiscal que, además de demostrar la propiedad de un bien, producto o servicio, confirma que se han pagado impuestos en el momento de su adquisición. Anteriormente este comprobante se expedía en papel, hoy es electrónico (Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI) y lo acompaña un archivo XML (Extensible Markup Language, por sus siglas en inglés), que sirve para codificar documentos importantes.

Cada factura presenta lo siguiente.

•       Sello digital que permite que las autoridades fiscales le den validez

•       Datos del vendedor (registro federal de contribuyentes [RFC], razón social, domicilio fiscal, correo electrónico, etcétera)

•       Datos del comprador (RFC, nombre, domicilio, correo electrónico)

•       Tipo de bien, producto o servicio que fue vendido

•       Tipo de pago (efectivo, cheque, tarjeta de crédito) y moneda

•       Fecha y lugar de venta

•       Precio unitario (por unidad) e importe total escrito en número y letra

•       Descuentos o impuestos del producto

Carta poder

Documento que autoriza a una persona (denominada representante) a efectuar algún trámite muy concreto en nombre de otra persona (otorgante o interesado); por ejemplo, recoger documentos, recibir información, cobrar cheques o dinero, etcétera.

Incluye los siguientes datos.

•       Fecha y lugar en que se otorga

•       Nombre del destinatario de la carta poder (puede dirigirse también “A quien corresponda”)

•       Nombre del representante

•       Declaración específica que detalla los poderes, obligaciones y responsabilidades otorgados al representante

•       Periodo durante el cual se otorga el poder al representante (vigencia)

•       Firma del representante que acepta el poder, del otorgante y los testigos

Nota: generalmente a esta carta le acompañan las copias de las identificaciones oficiales del representante, el otorgante y los testigos.

Términos especializados de los documentos legales

En los documentos legales se usa un lenguaje que no es igual al que se emplea de manera cotidiana. En ellos hay frases y términos especializados como los que se mencionan a continuación.

Persona física: cualquier ciudadano.

Persona moral: representante legal de una institución o empresa.

Registro Público de la Propiedad y de Comercio: lugar en que se registra la propiedad o bienes inmuebles.

Notario público: abogado al que el Estado le ha otorgado fe pública.

Registro Federal de Contribuyentes (RFC): clave de identificación personal que se obtiene con las primeras letras del nombre y la fecha de nacimiento y con una homoclave, es decir, un código compuesto con letra y número, que se asigna en el momento de causar alta en la Secretaría de Hacienda.

Capacidad jurídica: persona que tiene derecho a adquirir derechos y asumir obligaciones.

Cláusulas: cada una de las disposiciones de un documento público o privado, especialmente de un contrato o de un testamento.

Contratantes: partes que llegan a un acuerdo entre sí para hacer algo a cambio de dinero o de otra compensación.

Rubro: título.

MN: moneda nacional.

Rescisión: anulación o ruptura de un contrato u otro acuerdo.

Inherente: propio o característico de algo o que está unido a ello de manera que no se puede separar.

Saneamiento: recuperación de algo.

Evicción: pérdida de un derecho.

Sociedad: agrupación de personas o comerciantes.

Legítimo: de acuerdo con la ley.